采购管理工作制度
规范制度,有助于减少行动的盲目性和不确定性,提高工作效率和目标实现的可能性。优秀的采购管理工作制度要怎么写?下面给大家整理采购管理工作制度,希望对大家能有帮助。
采购管理工作制度篇1
第一章总则
第一条为加强医院物资采购管理,进一步规范医院采购行为,提高采购工作效率和质量,确保医院采购工作规范有序进行,根据政府采购法及相关文件要求,制定本办法。
第二条本办法所指的物资采购包括医疗设备、信息设备和软件、后勤设备、医用耗材、信息耗材、供应物资材料、后勤维修材料等采购,医院其他有关采购也可参照本办法执行。
第三条物资采购应坚持“公正、公平、公开”的原则,严格按照政府采购的相关法律、法规和医院有关规定规范运作,确保采购过程公开、规范,采购物资满足医院工作需要。
第二章采购申请、审批和计划
第四条医疗设备,每年年底由使用科室根据工作需要向设备科提交下一年度的申请报告(万元以上同时要求提交可行性论证报告),由设备科组织调研,拟定下一年度医疗设备需求初步计划,医院医疗设备管理委员会根据年度投资预算讨论审议年度初步计划,形成医疗设备年度需求计划,提交院办公会审议后形成正式医疗设备年度计划。
第五条信息设备和软件,每年年底由使用科室和信息科提交下一年度申请报告(万元以上同时要求提交可行性论证报告),由信息科进行调研,医院信息管理委员会根据年度投资预算,讨论审议年度需求计划,报院办公会审批后执行。
第六条后勤设备,每年年底由使用科室和总务科根据工作需要提交下一年度需求计划,根据年度投资预算,总务科组织相关科室研究讨论,报分管后勤和采购院领导、院长审批后,确定后勤设备年度采购计划。
第七条临时急用的各种设备,使用科室提出申请(万元以上提交可行性论证报告),由相关职能科室调研,分别报分管使用科室、设备和采购院领导及院长审批。
第八条医用耗材、供应物资材料、后勤维修材料、信息材料的采购目录分别由相关职能科室根据医院需求实际提出,按年或半年进行循环招标采购,招标结束后建立各种材料的医院采购目录。对医院采购目录外的材料由使用科室提出申请,交相关职能科室调研,报分管使用科室、职能科室和采购院领导审批。医用高值耗材严格执行政府采购目录,对于政府采购目录外的高值耗材由使用科室提出申请交设备科调研,报分管使用科室、分管科室和采购院领导审批后执行。
第九条外请专家手术所用医用耗材,应从我院采购目录中选择。如果使用医院采购目录未包含的耗材时,使用科室提出申请交分管院领导同意,由设备科调研后交分管院领导和采购院领导审批,如果该耗材长期使用,商谈后纳入医院采购目录。第三章采购的实施
第十条物资采购根据具体情况,可采用公开招标、竞争性谈判、单一来源、询价等多种采购方式。
第十一条物供科对经过审批的年度设备、软件计划和材料组织招标或竞价采购。相关科室分管院领导和使用科室、设备科、信息科、总务科、财务科等相关部门人员组成评标小组;监察审计部等相关部门和人员组成监督小组,负责采购过程的监督。物供科根据采购物资的具体情况,通知评标小组和监督小组人员参加采购工作,如特殊原因不能参加的部门,物供科将以书面形式将采购结果告知该部门。
第十二条第十二条分管采购院领导参加整个采购过程,其他分管科室院领导根据工作需要和采购的具体情况参加采购,对于重大物资采购需院长参加。
第十三条年度计划外审批的设备,按以下程序进行采购:
(一)医疗设备,单台(批)1万元(含1万元)以下的由物供科、设备科和使用科室共同议价采购,审批报告和采购结果交物供科、设备科备案;单台(批)1万元以上的提交物供科按规定的程序进行采购。
(二)后勤设备,单台(批)5000元(含5000元)以下的,由总务科和使用科室共同议价采购,审批报告和采购结果交物供科备案;单台(批)5000元以上的提交物供科按规定的程序进行采购。
(三)信息设备,单台(批)小于3万元(含3万元)的物供科负责采用电话或传真方式进行询价采购;单台(批)大于3万元的按规定的程序组织招标或竞价采购。
第十四条医院采购目录外审批的材料(包括临时急用、新增等材料),按以下程序进行采购:
(一)医用耗材(包括高值耗材),单个(批)5000元(含5000元)以下的由物供科与使用科室一起采购,审批计划和采购结果交物供科备案;单个(批)5000元以上的提交物供科按规定的程序进行采购。
(二)供应物资材料,单个(批)在3000元(含3000元)以下的由物供科、设备科与使用科室一起采购,审批报告和采购结果交物供科备案;3000元以上的提交物供科按规定的程序进行采购。
(三)后勤维修材料,单个(批)在5000元(含5000元)以下的由总务科和使用科室一起采购,采购结果交物供科备案;单个(批)在5000元以上的&39;提交物供科按规定的程序进行采购。
(四)信息材料,物供科负责采用电话或传真方式进行询价采购。第十五条
单台(批)3万元以上的医疗设备、后勤设备、信息设备和软件招标或竞价采购前一周,在医院网站上发布采购信息公告,招标或竞价采购结束后,发布中标信息公告。第十六条
采购金额超过50万元的项目,采购前需对参加投标的供应商进行行贿记录查询,如果发现有行贿等不良记录,将立即取消参加招标或竞价采购资格。
第十七条供应商资质审查,采购前由分管职能部门负责对参加投标或竟标的供应商进行资质审核。审核的主要内容包括:企业法人营业执照、授权代理委托书、代理人身份证、近期财务报表等,医疗设备和医用耗材还需审核医疗器械经营许可证、医疗器械注册证、注册登记表,其他特殊物资需提供国家规定的相应证件,经过审核合格方能参加招标或竞价活动。对于单价在5万元以上的医疗设备,原则上要求省级以上(含省级)或四川省授权一年以上的代理公司参加,大型医疗设备则直接邀请厂家参加。
第十八条原则上要求3家及以上供应商(或厂家)参加投标或竞争采购,不足3家或独家专利产品需经分管采购院领导审批同意。
第十九条评标遵循公正、公平、公开的原则。设备和软件采购要求从商务、技术、价格、售后服务等多方面进行综合评价,综合评价最优得分(或得票)最高者为候选中标供应商;对于部分医疗设备采购,则从医院专家库抽取专家和评标小组成员一起打分进行评标,平均分值高者为候选中标供应商。最后交分管采购院领导审核确定中标供应商,个别非常重大项目采购则由院领导办公会讨论确定中标供应商。
第二十条招标或竞价采购工作结束后,采购部将采购结果以纸质打印并加盖物供科公章方式,告知中标供应商并传递给相关职能部门和使用科室;同时建立完整的电子版采购目录,供院领导、使用科室和职能部门查询使用。
第二十一条单一(或具有市场绝对占有率)设备价格在5万元以下,发现竞价采购价格高于网购100%以上,经分管院领导和财务科审批后,可采用网络和委托外贸公司采购的方式进行采购。
第二十二条使用优良、售后服务满意、价格低于10万元以下且变化不大的设备,可执行上一年度的中标采购结果。
第二十三条集中采购的医用耗材按集中采购协议要求进行采购。
采购管理工作制度篇2
一、总则
1.为规范公司日常采购工作,特制定本制度。
2.本制度适用于公司的日常采购活动。
二、采购原则
1.严格执行询议价程序
物品采购,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
2.采购会审、合同会签制度
物品采购,必须有相关部门参与,调研汇总各方意见,经高管审核后生效。
3.职责明确
采购人员必须参与货物和服务的验收,采购货物质量、数量、交货等问题的解决,应根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。
4.一致性原则
采购人员采购的物品或服务必须与采购计划单所列要求规格型号、数量相一致,在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供申请部门更改采购计划单以参考。
5.廉洁制度
所有采购人员必须做到:
(1)自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。
(2)加强学习,提高认识,增强法治观念。
(3)廉洁自律,不能向供应商伸手。
(4)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
(5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
(6)努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新货品及市场信息。
三、采购程序
1.供应商的选择
(1)供应商必须证照齐全,具有相关资质。
(2)对于经常使用的商品或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计。
(3)在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
(4)为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
2.采购程序
(1)日常及其他零星物品的申请,由各使用部门应认真填写采购计划单后报采购部上级部门统一申请。对于较大数额物品的申请需要由总经理审批,最后交采购部门采购。
(2)采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协调财务及使用部门共同完成,报总经理审批。使用部门负责采购物品的适用性,财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核,行政部门负责合同风险条款的审查。采购部门负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
(3)对于已审批完毕的采购合同,必须彻底跟踪,保证准确的交货期,以免影响公司运营。如遇物料出现不能按期交货或已交货但质量未能符合要求的,必须第一时间向上级汇报,协商最快交货期,或商议其它解决方案。并及时通知相关人员最新的材料到货时间。
(4)采购过程中发生变化时,需求部门应及时出具采购变更申请,由主管领导签字确认后交采购部执行。
3.付款程序
(1)采购部根据合同约定的付款方式及付款时间向上级主管部门提出申请,各主管签字,后附入库单,交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。
(2)发票:付款时必须索要发票,核对发票形式(普票或增值税发票)内容是否和合同约定一致,确认后交给财务部核销。
四、违约处理
1.货物出现延期后,采购部应及时通知相关部门。
2.货物出现质量问题后,由使用部门提出意见,报部门经理,交采购部处理。采购部接到意见后,将情况上报总经理,并按投诉做紧急处理,将情况及时报给供应商,要求供应商换货或退货。
3.采购部与供应商协商不成的,或造成损失的,由财务部核算损失,采购部负责追索。追索不成,由法院裁决。
五、审计监督
在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中,必须有相关部门参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。
六、绩效与评估
1.制定采购绩效评估的目的,包括以下项目:
确保采购目标之达成;提供改进绩效之依据;作为个人或部门的奖惩参考。作为升迁、培训的参考;提高采购人员的士气。
2.采购绩效评估的指标
采购人员绩效评估应以“5R”为核心,即适时、适质、适量、适价、适地,并用量化指标作为考核之尺度。
3.采购绩效评估的方式。
采用目标管理与工作表现考核相结合之方式进行。目标管理考核占采购人员绩效评估的70%;工作表现占绩效评估的30%;两次考核的总合即为采购人员之绩效,即:绩效分数=目标管理考核x70%+工作表现考核x30%
采购管理工作制度篇3
1、药剂科在药事委员会的领导下,负责全院的药品采购、储存和供应工作。除放射性药品可由放射科按有关规定采购外,其他科室和个人不得自购、自制、自销药品。属集中招标采购的药品,坚决按市药品集中招标采购领导小组规定进行采购。
2、药剂科设置药品采购员负责药品的采购工作。药品采购人员必须具有药士以上职称,并具备良好的政治思想素质和专业技术知识。
3、采购药品必须向证照齐全、资质和信誉好的药品生产、批发经营企业采购。要选择药品质量可靠、服务周到、价格合理的供货单位。供货单位由药剂科提名,药事管理委员会集体讨论决定。药剂科必须将供货单位的证照复印件存档备查。
4、采购人员根据临床需要,依照医院基本用药目录科学地制定采购计划,交药剂科主任初审,主管院长审核同意后方能采购。新品种必须由临床科室提出申请,药剂科初审,医院药事管理委员会通过后方可采购。
5、采购进口药品时,必须向供货单位索取《进口药品检验报告书》和《进口药品许可证》,并加盖供货单位的红章。采购特殊管理药品必须严格执行有关规定。
6、采购人员不得采购&39;食&39;、&39;消&39;、&39;械&39;等非药品及无批准文号、无厂牌、无注册商标的.药品供临床使用。
7、采购药品必须执行质量验收制度,如发现采购药品有质量问题,要拒绝入库。对于药品质量不稳定的供货单位,要停止从该单位采购药品。
8、强化药品采购中的制约机制,严格实行采购、质量验收、药品付款三分离的管理制度。药剂科每年向药事管理委员会汇报本年度采购药品的品种、渠道、金额等情况,接受药事委员会的监督。
9、药品采购人员不得收取供货单位的回扣费。供货单位给予的药品让利按有关管理规定执行。药品采购人员定期进行轮换。
采购管理工作制度篇4
一、目的
为规范公司办公用品采购及领用流程,并有效节约费用,避免资源浪费,特制订本办法。
二、适用范围
本办法规定的采购、领用流程仅适用于公司内部使用的用品、设备等采购,不包含工程施工材料和设施设备的采购。
三、办公用品采购
第一条公司各部门所需的常规办公用品、低值易耗品等预算内办公用品,由行政人事部相关责任人根据库存量及月使用量,按月采购,采购时间为每月20日,遇特殊情况进行调整。请各部门有特殊需求的,须在每月20日前申请,逾期则下月采购。
第二条各部门所需预算内非常规及高价办公用品、设备由需求部门向分管领导申请(注明品牌、规格、型号、价格及用途),申请通过后由行政人事部采购,若遇预算外急需高价办公用品、设备,由需求部门提出申请,经分管领导、总经理批准后转行政人事部进行采购。
第三条各部门所用的专用表格等印刷品,由部门自行制订格式、规格,由部门经理协调行政人事部印制。
第四条本办法所指办公用品分为
1、低值易耗品
第一类:如墨盒、硒鼓、碳粉、软盘、刻录盘、复印纸、插座、电源线、计算器、订书机、剪刀、裁纸刀、印台、U盘等以及办公文
具类如:铅笔、橡皮、胶水、胶带、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、抽杆夹、文件袋、文件夹、印油、资料盒、签字笔、笔芯、白板笔、萤光笔、修正液、订书针、尺子、长尾夹、卷笔刀、电池、复写纸、大头针、纸类印刷品等。
第二类:生活及待客用品。如:面巾纸、纸杯、茶叶、水果、烟等。
2、耐用品
第三类:办公家具。如各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。
第四类:办公设备类。如电脑、传真机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、幻灯机、电视机、摄像机、照相机、移动硬盘、电风扇、音响器材、电话机等。
第五条全公司常规办公用品费用每月不得超过人民币1000元,若因人员或业务量增加导致费用超标,则报请总经理审批进行调整。
四、办公用品申领流程
1、第一、二类办公/生活及接待用品的申领流程
需求部门登记)→(预算内)行政人事部采购→需求部门领用→建立办公用品领用台帐
2、第三、四类办公用品申领流程:
需求部门填写《办公用品需求申请单表》→部门经理审核(签字)→分管领导审核(签字)→询价→总经理审核(签字)→行政人事部采购→领取发放,同时建立领用台帐,记载各部门领用情况。
3、所有员工要勤俭节约,杜绝浪费,努力降低消耗和办公费用。
4、使用部门和个人直接负责办公用品的日常保养、维护及管理。五、采购费用报销所有办公用品、设备采购后,由行政人事部完成费用报销手续。
五、其他事项
1、临时性非常规急需的低价物品可经部门经理审核同意后,由使用部门配合行政人事部先行采购,事后做好手续补办工作,反之是临时急需的高价物品须总经理审批同意后,由行政人事部采购。
2、各部门需要办公用品价格较高、数量较大、品种较多的(如各种会议和大型活动),至少提前5天做出采购计划,经分管领导、总经理审批后,由行政人事部采购。
3、对专业性物品的采购,由使用部门协助行政人事部共同采购。
4、办公用品原则上根据采购计划由行政人事部采购和保管。
5、凡属耐用品类,按部门岗位确定相应配置,如有质量问题,行政人事部负责协调更换、维修和其他售后工作。
6、严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。
采购管理工作制度篇5
一、总则
(一)为规范本集团及下属生产企业的采购工作,特制定本制度。
(二)本制度适用于集团公司及集团下属各生产企业的采购活动。
二、采购原则
(一)严格执行询议价程序
凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购,每次采购金额在2000元以上,必须有3家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
(二)合同会签制度
固定资产的采购合同,必须经过有关部门如生产管理部、质量部、财务部、审计部、生产企业总经办、设备维修部共同参与,调研汇总各方意见,经公司分管领导审核,总经理批准签约。公司采购管理制度。属集团采购的项目,应报总裁批准。
(三)职责分离
采购人员不得参与物资和服务的验收,采购物资质量、数量、交货等问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。
(四)一致性原则
采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致,经审核后,差值不得超过请购量的5%-10%。
(五)最低价搜寻原则
采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及各地区最低价格,实现最优化采购。
(六)廉洁制度
所有采购人员必须做到:
1、热爱企业,自觉维护企业利益,努力提高采购材料质量,降低采购成本。严格遵守公司采购管理制度。
2、加强学习,提高认识,增强法治观念。
3、廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手。
4、严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
5、工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
6、努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
(七)招标采购
1、凡大宗或经常使用的材料,如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公用品、中药材等都应通过询议价或招标的形式,由生产、质量、财务、审计、采购、总经办等相关部门共同参与,定出一段时间内(一年或半年或一季度)的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序,提高工作效率。
2、对于价格随市场变化较快的材料,除缩短招标间隔时限外,还应随着掌握市场行情,调整采购价格。
三、采购程序
(一)供应商的选择和审计
1、原辅材料的供应商必须证照齐全,具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试,征得生产、质量部门同意。必要时,报有关管理部门批准备案。
2、对于大宗和经常使用的商品或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好业务记录,会同企业生产、质量、采购部门对供应商定期进行评估和审计。
3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
4、为保证原、辅、包材质量的稳定,供应商也应相对稳定。
5、为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,对于生产运营所必需的商品,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供应商供货,以保证货源、质量和价格合理。
采购管理工作制度篇6
1.公司采购合同的内容
公司采购合同的条款构成了采购合同的内容,应当在力求具体明确,便于执行,避免不必要纠纷的前提下,具备以下主要条款:
(l)商品的品种、规格和数量
商品的品种应具体,避免使用综合品名;商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时,可附上商品品种、规格、数量明细表。
(2)商品的质量和包装
合同中应规定商品所应符合的质量标准,注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例,并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品,应写明具体条款;对商品包装的办法,使用的包装材料,包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等,均应有详细规定。
(3)商品的价格和结算方式
合同中对商品的价格要作具体的规定,规定作价的办法和变价处理等,以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序。
(4)交货期限、地点和发送方式
交(提)货期限(日期)要按照有关规定,并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时,应明确商品的发送方式是送货、代运,还是自提。
(5)商品验收办法
合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
(6)违约责任
签约一方不履行合同,必将影响另一方经济活动的进行,因此违约方应负物质责任,赔偿对方遭受的损失。在签订合同时,应明确规定,供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金:
①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;
②不按合同中规定的商品质量标准交货;
③逾期发送商品。
购买者有逾期结算货款或提货,临时更改到货地点等,应付违约金或赔偿金。
(7)合同的变更和解除条件
合同中应规定,在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同,通过什么手续来变更或解除合同等。
此外,采购合同应视实际情况,增加若干具体的补充规定,使签订的合同更切实际,行之有效。
2.采购合同的签订
(l)签订采购合同的原则
①合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人,是有一定的组织机构和独立支配财产,能够独立从事商品流通活动或其他经济活动,享有权利和承担义务,依照法定程序成立的企业。
②合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。
④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。
⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签,必须要有委托证明。
⑥采购合同应当采用书面形式。
(2)签订采购合同的程序
签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商,取得一致意见,并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤:
①订约提议。
订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议,也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等,以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺,即提议人在答复期限内受自己提议的约束。
②接受提议。
接受提议是指提议被对方接受,双方对合同的主要内容表示同意,经过双方签署书面契约,合同即可成立,也叫承诺。承诺不能附带任何条件,如果附带其他条件,应认为是拒绝要约,而提出新的要约。新的要约提出后,原要约人变成接受新的要约的人,而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人,就合同的内容反复协商的过程,就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。
③填写合同文本。
④履行签约手续。
⑤报请签证机关签证,或报请公证机关公证。
有的经济合同,法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同,双方可以协商决定是否签证或公证。
3.公司采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作:
(l)加强对公司采购合同签订的管理
加强对采购合同签订的管理,一是要对签订合同的准备工作加强管理,在签订合同之前,应当认真研究市场需要和货源情况,掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况,依据企业的购销任务收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理,在签订合同时,要按照有关的合同法规规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。
(2)建立合同管理机构和管理制度,以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员,建立合同登记、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况,及时发现问题,采取措施,处理违约,提出索赔,解决纠纷,保证合同的履行。同时,可以加强与合同对方的联系,密切双方的协作,以利于合同的实现。
(3)处理好合同纠纷
当企业的.经济合同发生纠纷时,双方当事人可协商解决。协商不成时,企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也可以直接向法院起诉。
(4)信守合同,树立企业良好形象
合同的履行情况好坏,不仅关系到企业经营活动的顺利进行,而且也关系到企业的声誉和形象。因此,加强合同管理,有利于树立良好的企业形象。
采购管理工作制度篇7
一、总则
为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度,采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
采购部应该根据公司的采购请求、库存原材料的种类、数量,考虑物资材料供求形势、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素,科学确定采购时间、采购批量、采购批次和报价,确保物资材料的及时供应,保证公司经营能够连续进行及采购的最佳经济效益。
二、目的作用
1.作为采购部开展工作的规范依据
2.作为公司领导考核采购部工作业绩的衡量依据3.作为采购部人员工作中相互监督与写作配合的依据
三、采购部人员职责及管理制度(一)采购总监:
1、负责采购中心的全面性管理,采购体系建设,制作并更新采购管理制度、工作流程标准并推动执行;
2、负责拟制部门职能战略及采购工作计划并组织实施
3、领导采购中心团队,合理分配各部门各层级的业务。
4、负责采购成本控制,制定和实施采购降价目标和计划;
5、负责各店采购需求的满足,保障采购物品的数量、质量与供应的及时性;
6、负责供应商开发、评估,供应商稽核,供应商管理,主导做好供应商招标工作;
7、负责监督审查杭州及外地区域的市调定价管理工作;
8、负责与出品、验收共同制定食材验收标准,要求各品牌验收标准的一致性
9、负责物料设备的产品标准的制定
10、监督管理每年的供应商评估工作
11、负责监督公司年货、月饼、粽子的采购及配送管理工作
12、定期参加国内食材物料设备会展,开发新食材原料、物料产品与新供应商
(二)采购经理
1、负责食品及非食品的供应商寻找,资质评估,价格谈判,品项确定,供应商实地考察等,签署批量采购合同
2、根据需求计划,制定采购计划并实施;
3、负责进行市场调查,掌握市场行情信息并汇总价格比对数据,并汇报至上级以便及时调整采购品项
4、负责处理各店的质量投诉;
5、负责供应商的评估;
6、负责及时完成上级交办的其他临时性工作
7、支持新开门店之采购工作,开发当地新的供应商
8、负责新品项的提报,安排出品试样后的执行
9、负责统冠物流的工作对接,保证库存供应
10、公司、上级分配的其他工作
(三)采购员
1、按采购制度及流程执行采购作业,严格遵守、保证采购工作的正常运作;
2、按时进行市场价格调查、供应商比价等工作
3、通过各种渠道寻找商品、供应商的信息,提报采购中心总监;
4、通过原产地、市场、公司的实际参观、考察、走访,对供应商进行评估、筛选;
5、建立源头供应商及商品资料的信息库,使之成为潜在的、备选的供应商及商品
6、完成食材原料现金采购工作(农都、勾庄、近江、铜川路市场等),完成物料现金采购工作及网购工作
7、配合物流进行食材及物料的每日配送工作。上级分配的其他工作
(四)物流驾驶员
1、负责在中心指导下拟制物流配送部的职能工作计划并组织实施;
2、负责统筹安排配送线路,合理安排人员,保障配送物品的数量、质量以及到点的及时性。具体工作:
1)每月特价产品自行采购凌晨配送(农都,勾庄)6:00-7:002)东新冷库进出货,配送
川味观毛肚.二荆条.冷菜红油购买进总仓。
3)上午配送:13家门店配送(9:30-11:30)4)萧山机场广货配送
5)下午提货(各车站机场物流中心)进总仓,进统冠,进东新冷库,统冠进库(自购产品)
6)每星期一晚农都海鲜采购(安排两人采购配送各门店)7)每月去上海铜川路水产市场海鲜采购8)①海鲜牛肉酱川味观原料货物配送
②工程部材料,企划部资料及财务部资料配送
9)端午节期间粽子配送、中秋节期间月饼配送、年末年货配送10)特价菜采购配送(晚、凌晨)
(五)仓库保管员
1、总仓验收,保证货物质量,杜绝质量不合格产品
2、每日按时发货,开具送货单,保证数量准确性
3、每月总仓盘点,统冠物流仓库盘点,保证货物数量账目相符
(六)采购文员助理
1、每日接收各门店的报单申请并汇总
2、将所接收的报单再分别报给相应的供应商
3、负责公司G9系统的商品录入、更新及维护
4、负责每月两次的商品价格录入及更新(杭州门店及Uncle5)
5、负责接收Uncle5门店统冠物流发货的订货单,并在统冠系统里下单。
6、统冠系统里每次进货、出货,在公司G9系统的物流中心里同步录入
7、确保统冠系统的商品规格价格同我司G9系统的商品规格价格保持一致。
四、物品、原料管理制度:
(一)、物品、原料采购
1、物品库存量应根据酒店货源渠道的特点,以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限,物料及备用品量不得超过三个月的用量。
2、坚持“凡国内能解决的不在国外进口,凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。
3、各项物品、商品、原材料的采购,必须遵守市场管理及外贸管理的规定。
4、计划外采购或特殊、急用物品的采购,各部门知会财务部并报总经理审批同意后,方可采购。
5、凡购进物料,尤其是定制品,采购部门应坚持先取样品,征得使用部门同意后,方进行定制或采购。
6、高额进货和长期定货,均应通过签订合同的办法进行。
7、从国外购进原材料、物品、商品等,凡动用外汇,不论金额大小一律必须取得总经理的批准,方予采购,否则财务部拒绝付款。
8、凡不按上述规定采购,财务部以及业务部门的财会人员应一律拒绝支付,并上报总经理处理。
(二)物品原料损耗处理
1、物品及原材料、物料发生变质、霉坏、失去使用(食用)价值,需要作报损、报废处理;
五、食品采购管理制度:对价、比价
六、能源采购管理制度:能源采购;能源提运
七、供应商管理制度
采购管理工作制度篇8
为了进一步加强公司接待物资管理,健全物资采购流程,监督和控制不必要的开支,保证物资采购工作的正常化、规范化,特制定此制度。
一、管理范围:
本制度所称接待物资指经公司批准,由总裁办直接批量购置或定制的专门用于对外公关工作或业务交往,以公司名义向有关单位、个人馈赠的纪念物品(其他部门因工作需要定制和赠送的纪念物品不含在内)、过节物资、招待用香烟、酒水、茶叶以及董事会需要采买的.其他物品等。
二、管理职责:
2.1组织实施本制度的责任部门是总裁办。
2.2总裁办设置专职仓库保管员,其职能是对所采购的物资验收入库、领用发放实施监督和管理。
三、采购原则
3.1根据公司的实际情况,结合所采购的物资用途和范围,本制度适用范围内的采购业务统一由总裁办负责具体办理,其他部门或人员不得自行采购。所有采购事务由总裁办主任统一协调、安排。
3.2总裁办在购置、定制物资时应当遵循“货比三家,质优价廉”的原则,采购申请<5000元,必需寻找三家以上供货方比价择优选择,以最大限度地提高资金的使用效率。
3.3急用、小金额突发性采购可以通过“钉钉”管理系统申请后先行购买,购回物品经总裁办验收后再到财务部报销。
3.4采购物资原则上一律要求供应商提供发票,特殊情况下无法提供发票者与财务人员沟通后遵循财务管理制度处理。
四、采购程序
4.1公司所有采购均须按以下流程完成:收集信息(申请)、询价、比价、议价、评估、索样、决定、定购、催交、收货检验、入库、整理付款。
4.3每月25日,物资保管专员根据库存情况,依据公司接待需求及时补充库存。
4.4物资采购坚持谁需要谁申报的原则,于每月25日申报下月物资计划,每月10日申报当月补充计划,临时性采购每月不得超过两次。
4.5采购申请人根据实际需要,确定一种或几种物资,到总裁办领取“采购申请单”并按照规定格式认真填写,采购申请单填写保证清晰可阅读,内容完整。并逐级递交公司领导审核批准后,由总裁办指派人员进行实际采购。填写不规范,导致无法确认请购
采购管理工作制度篇9
第一条为了满足公司飞速发展的需要,为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制,财务部在李总的指示下,在项目部、采购部等部门的配合下,特制定此制度。
第二条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离,其中包括:
(一)付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务;
(二)采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任;
(三)货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。
(二)日常办公用品采购:由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。
(三)对于重要材料的采购,必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。
(一)集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。
(二)长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定供应厂商,议定长期供应价格,批准后通知请购部门依需要提出请购。
(三)未经公司主管领导书面同意,不得私自变更、替换现有原辅材料供应商;如有更适合供应商而需要替换原供应商的,采购部必须提交书面变更供应商陈述材料,获得书面批准后方可变更。
(四)询价、议价结束后,需公司主管领导书面同意方可定价,否则公司不予认可价格(特殊情况下,需电话征得总经理同意);由此引起后果由责任人负全责。
(五)采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责,否则视为无效。
(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后,以电话或其他联络方式向供应厂商议价。
(二)凡是最低采购量超过请购量的,采购经办人员在议价后,应在请购单中注明,经主管签字确认后上报。
(三)采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价,经分析后进行议价,议价结果书面上报主管领导。
(四)采购部门接到请购部门(项目部、行政管理部)以电话联络的紧急采购情况,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。
(一)使用部门根据本部门实际物资需求情况,填写请购单(即采购单第一联),明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等,交给采购部门审核。请购单应有部门经理签字。
(二)采购部门收到使用部门提交的请购单时,审核后如确有必要购买,由采购经理签字,再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”(即采购单第二联)后,应按照上述总则操作,货比三家,选择出合适的供应商后,并以电话或传真确定交货(到货)日期。
(三)采购单一式四份,第一联即使用部门提交的请购单,第二联即采购部门使用的采购申请单,第三联交给财务(采购员核销时),第四联交给仓管员(以备验收)。
(一)采购物资到货后,采购员要及时组织质监部门、仓库管理员进行入库前的清点验收,验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符,然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后,验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字,作为验收和检验物资的依据,第一联本部门留存,第二联交给仓管员。
(二)仓管员根据进货检验报告结果(主要是验收单)对合格货品进行入库,入库单必须通过采购员、仓管员签字。不合格品由相关采购员办理退货事宜。入库单一式三份,第一联本部门留存,第二联交给财务,第三联交给采购员。
1、按合同约定需要预付购货款的,由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号),办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字),交公司财务部门办理预付货款业务。
2、货物及发票已到,验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后,采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同),财务部审核后,由总经理签字,财务做账。
采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款,采购回来后,采购员持购货发票到仓库办理入库手续,由质监部门、仓库保管员验收,并开出入库单(入库单必须注名:供货方名称,货物的名称,数量、单价、金额、用途签字)。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同),财务部审核后,由总经理签字,然后办理报销手续。
采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同),财务部审核后由总经理签字。供应商需要结款时,由财务将款项汇出。
(四)货物已到发票未到,验收合格并与购货合同核对无误后,如供货方要求并经总经理签字批准,可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款,待发票到后再付清余款;发票已到货物未到,不准支付购货款。采购业务完毕后,财务部门要催促采购员及时结清购货结余款,不留“尾巴”。
(五)物资采购必须取得发票方可报销,如无特殊情况,发票应是增值税专用发票。