单位档案管理工作制度
制度的制定和实施也能够促进人类文明的发展，推动社会的进步。怎么写好单位档案管理工作制度？小编给大家分享一些单位档案管理工作制度，方便大家学习。
单位档案管理工作制度篇1
第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)和有关法律、法规，制定本规定。
第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。
第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。
中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：
(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。
第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。
第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。
第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。
第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。
第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。
第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案的处置工作。国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案;国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。
第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。
第二十条本规定由国家档案局负责解释。
第二十一条本规定自20__年9月1日起实施。《国营企业档案管理暂行规定》同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。
单位档案管理工作制度篇2
为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.认真贯彻执行党和国家有关_工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的_工作。
2.加强组织纪律，坚守工作岗位。
3.人事档案管理部门应设立专用档案库房(室)，配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。
4.人事档案库房(室)必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。
5.人事档案库房(室)和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。
6.无关人员一律不得进入档案库房(室)。
7.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。
8.对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。
9.人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。
10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。
11.人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。
12.属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。
13.严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。
14.发现泄密事件，认真处理。
二、归档制度
1.按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件。
2.校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1-2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。
3.每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。
4.收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。
5.不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。
6.人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
7.每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事内容。
8.对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。
三、鉴别制度
1.收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。
2.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。
3.鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。
4.归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备;对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。
5.人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮(盒)、目录纸、衬纸、切纸打孔机(缝纫机)等必备的物品和设备。
2.整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。
3.整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。
4.必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。
5.人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。
7.整档过程中，要切实做好防火安全_工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。
五、借阅制度
1.查(借)阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。
2.查(借)阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查(借)阅登记表》。
3.复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查(借)阅。
4.查(借)阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。
5.查阅档案的单位或个人，不得擅自-拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。
6.档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
六、转递制度
1.递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。
2.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。
3.递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处
有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。
4.使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。
5.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。
6.校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。
7.不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。
8.是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。
七、核查制度
1.事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。
2.提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。
3.理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。
4.出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。
单位档案管理工作制度篇3
1.总则
1.1为了规范公司档案管理，确保信息安全，便于信息共享和有效的利用档案，特制订本管理办法。
1.2所有相关公司工作活动中形成的，记述和反映本公司职能活动的，具有查考利用价值的文件、音像资料均属归档范围。
2.范围
2.1公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；
2.2公司股东会、董事会形成的文件材料；
2.3公司章程、公司制度体系、内部发文；
2.4公司有效证照、证件、印章；
2.5公司获得的荣誉资料；
2.6公司年度工作计划及资金计划；
2.7会计凭证、报表、财务分析；
2.8各项计划、检查、总结；
2.9公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；
2.10各种人事材料；
2.11工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；
2.12各种合同、契约、协议、招投标系列文件；2.13电子文档及声像资料；
3.要求
3.1.编制《档案卷内目录》，应包括以下几个内容：部门代码、档案编号、文件名称、金额（如果涉及）、经手人、入档时间、页码及备注等。
3.2.档案编号的设置方法可参考如下:行政部、财务部、技术部、市场部的名称代码可分别设置为XZ/CW/JS/SC.其中各部门下属的各项分类可按照阿拉伯数字分别命名，或者按照事项的中文名称的首写字母或汉字来代替，具体代码可列表说明。
3.3.所有文件归档装订时，应统一在文件首页正面的右上角标明档案编号。如漏页等有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备注栏内。在每页目录下注明立卷人姓名和日期。
3.4.立卷的质量标准：
a)归档文件完整齐全；
b)分类清楚；
c)标题确切易查找；
d)卷内排列系统、条理；
e)保管期限准确；
f)卷皮书写工整；
g)装订整理结实、美观。
3.5.以电子方式存档的文件，文件名必须含部门代码、撰写人名字、文件名、存档人名字及入档日期（如：张三于20__年1月1日，将市场部商务李四交管的20__年下半年下单统计表存档，其存档文件名应该为：SC李四20__年6-12月下单统计表张三20__0101）。
3.6.公司的电子文档一般情况下存在公司专用电脑的指定区域，但由于电子文档的特殊性，在存档时应该用移动硬盘或者光盘进行备份。
3.7.文件类以电子文档形式存档时，应尽量以PDF格式存放。
4.期限
4.1永久保存：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会形成的.文件材料；公司章程、公司制度体系、内部发文；公司有效证照、证件、印章；公司获得的荣誉资料；
四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-20__-02
4.210年保存：公司年度工作计划及资金计划；各项计划、检查、总结；
4.35年保存：公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；各种人事材料；工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；各种合同、契约、协议、招投标系列文件；电子文档及声像资料；
4.41年保存：结案后无长期保存必要者；
4.5财务类档案按照会计相关法律规定存档。
5.归档
各部门档案管理人员应本着认真、负责、保密的态度，认真整理、保存、管理公司各项档案资料。
5.1行政部为涉及档案管理的第一责任人，对确保档案的完整性、及时移交和保密负责。技术部、销售部、行政部、财务部及市场部，各自整理保管内部档案，除财务部外，其他部门在每年1月1日和7月1日以前向行政部负责管理档案的人员提交之前半年的档案，由行政部统一备案管理，财政部的档案由自己备案保管。
5.2公司档案资料按部门分类，档案管理制度由行政部制定。收集、整理、鉴定、统计、保管、编目、检索、利用等管理工作由各部门指定档案管理员负责。
5.3各部门档案管理人员的职责：应及时将应归档文件进行整理、保存，保证资料不遗失、不泄密，及时按要求向行政部移交档案。
5.4一项工作同时由几个部门参与办理时，由主办部门负责收集形成的文件资料。
5.5各部门需归档的文件
5.1.1a)行政部门
公司文件：公司章程、董事会及股东会纪录、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、公司有效证照、证件、印章、公司发布的各类文件（电子文档）；
b)人事类文件：员工劳动合同、保密协议、培养和服务协议书、员工入职表、员工离职表、员工转正申请及考核评价表、员工入职体检表、员工简历、员工身份证复印件、员工学历证明复印件；
c)行政类文件：各种会议记录及会议纪要（电子文档）、以行政部门名义签订的合同、公司各类照片（电子文档）、快递单、社保相关的各类单据、公积金相关的各类单据、员工保险单。
5.1销售部门
标书、下单统计表（电子文档）、总代理合同、销售合同、销售清单（包括软件成交记录、品种、序列号等信息）（电子文档）、货物签收单、发票签收单
5.2财务部门
会计凭证、财务报表、汇帐凭证、会计报表、总分类账、库存商品明细账、明细分类账、审计报告、抵扣联、已作废的发票及红字发票、发票存根联、原始凭证、银行存款余额调节表、入库单、出库单、请款单、员工销售卡、员工销售业务季度卡、货物签收单、订货单（电子文档）、结算表（电子文档）、用户报表（电子文档）、物料领用登记表、PKPM升级记录表（电子文档）、PKPM新购记录表（电子文档）、借锁登记表（电子文档）、PKPM用户升级清单（电子文档）、代理退锁清单（电子文档）
5.3技术部门工程设计图
5.4市场部
客户资料（电子文档）、满意度调查表及结果、厂商活动签到表、厂商活动申请资料（电子文档）、厂商活动资料（电子文档）、厂商活动总结资料（电子文档）
6.借阅
6.1.各部门建立《档案借阅复制登记簿》，主要内容：借阅单位或部门、借阅人、借阅理由、借阅起止时间、批准人、归还时间、归还时检查情况、经手人。
第5页/共7页四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-20__-02
6.2.借阅档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理借阅。
6.3.借阅人必须爱护档案，不得转借、抽取、折卸、调换、污损、摘抄所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，阅后及时归还。
6.4.借阅档案归还时，档案管理人员应认真检查册数、页数，是否有遗失损坏等情况，如有问题及时通知借阅人说明原因及补救并报主管高管及审批人员。
6.5.各部门如有撤销、合并情况以及人事变动情况时，所有相关资料要做到移交清楚，保持资料的完整无缺。
6.6.人事档案除总经理、副总经理、人事部负责人以外任何人不准借阅。
7.复印
7.1档案原则不准复印，若各部门因工作需要可以制作复件。复制档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理复制。
7.2复件管理部门负责人及相关人员参照档案管理办法实施管理，并对复件的保密性负责。
8.销毁
8.1档案销毁时，由保管人员提出并整理造表，报部门经理核准呈报总经理批准销毁。
8.2档案销毁一般采用碎纸机，由各部门档案管理人员和综合管理部负责人同时执行。
9.相关记录
9.1I-01-05《公司档案借阅登记表》
9.2I-01-06《公司档案借阅申请表》
9.3I-01-07《公司档案销毁申请表》
单位档案管理工作制度篇4
第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据<中华人民共和国档案法>(以下简称<档案法>)和有关法律、法规，制定本规定。
第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中构成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应遵守<档案法>，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。
第四条企业档案工作理解档案行政管理部门的监督和指导。
中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:
(一)贯彻执行<档案法>等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和带给利用工作；
(三)指导本企业各部门文件材料的构成、积累、整理和归档工作；
(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务潜力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理贴合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。
第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。
第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。
第十四条企业档案部门应用心做好档案的带给利用工作，努力开发档案信息资源，为企业带给及时、有效的服务。
第十五条企业务必为政府有关部门、司法部门依法执行公务带给真实、准确的档案。
第十六条企业带给利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的&39;利益，不得侵犯他人的合法权益。
第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按<国有企业资产与产权变动档案处置办法>做好档案的处置工作。
国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。
第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
第十九条企业应当建立档案工作职责追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接职责者，依法进行处理。
第二十条本规定由国家档案局负责解释。
第二十一条本规定自20__年9月1日起实施。<国营企业档案管理暂行规定>同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。
单位档案管理工作制度篇5
档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
单位档案管理工作制度篇6
第一章总则
第一条为了加强公司各类档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本制度。
第二条凡公司、各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须集中管理，任何部门、和个人不得据为已有。
第二章档案管理体制
第三条
1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。
2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，维护公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。
第四条公司档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案各项目资料、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。未经董事长许可，任何人不可动用。
2、有关文书、各项规章制度方面的资料，由办公室保管。
3、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。
4、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的广告、策划合同等。销售人员在合同签署完毕后，办公室应保留一份售楼商品房合同样本，永久保存。
5、前期部方面资料：项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料，由前期部自行归档保管。
6、拆迁部方面资料：征地、拆迁批复等文件资料，由拆迁部自行归档保管。
7、各部门向办公室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
第五条各部门形成的文件材料等由本部门负责归档管理，办公室有责任对各部门的档案管理工作进行监督和指导。
第六条因工作变动或因故离职时，应将文件材料交接清楚，才能离职。
第三章档案的归档范围
第七条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
1、部门含部门以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、大事记等。
2、各种工程图纸、设计变更通知书等工程资料。
3、各类工程检测、鉴定报告。
4、各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。
5、公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。
6、公司各种审计报告、资产评估报告。
7、公司各种管理规章制度。
8、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。
9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。
10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。
11、公司发展大事记，和董事长亲自起草或修改的重要文稿。
12、其他需要归档的重要文件。
第四章档案的借阅管理办法
第八条凡需借阅公司档案者，均须填写《档案借阅审批单》，签批后方能借阅。
第九条借阅的档案密级与领导签批
1、公司各部门因工作需要，借阅、查阅需办理相关手续，经部门经理签字，董事长助理或总经理审批后，可办理借阅、查阅手续。
2、重要档案及财务档案，须由董事长批准，方可借阅。
第十条借阅档案必须严格履行登记手续，依据《档案借阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经董事长助理或总经理批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
第十一条公司档案借阅查阅只供公司内部各部门。档案借阅时间为3天，如需延长，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任。
第十二条借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。
第十三条加强档案保管工作,做好防盗、防火、防潮等工作,定期检查档案保管工作。
第五章档案的销毁
第十三条办公室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料。
第十四条对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经办公室确认，报董事长助理、总经理审批，并进行登记后予以销毁。
第十五条销毁时要有二人监督，销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。
第六章罚则
第十六条有下列行为之一，视情节轻重，给予100元-5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。
3、涂改、伪造档案。
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。
5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者档案管理者同罚。
6、泄露公司档案机密者。
7、其他危害公司利益的行为。
第十七条本制度由办公室负责解释、补充。对未尽事宜，办公室随时调整更新。
单位档案管理工作制度篇7
1.目的
规范全公司的档案管理。
2.适用范围
本制度适用于公司及所属各部门档案管理。
3.管理原则
分类分部门管理，行政部统一监管。
4.职责与权限
4.1各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。
4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查（每月至少抽查一次），对违反本制度的部门有权进行处罚。
5.档案的分类
（1）证照类：如营业执照及各类证照。
（2）文件类：分外来文件和内部文件。
（3）制度类。
（4）合同类。
（5）计划总结和会议纪要类。
（6）财务类。
（7）图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。
（8）人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。
6.档案的归口存放部门
（1）公司级档案存放在行政部。
（2）其它档案由归口部门负责存放。
7.档案建档要求
建立档案时要有档案编号和档案目录。
8.档案装订
档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。
9.保存年限
原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。
10.档案日常管理
10.1借阅
10.1.1借阅手续
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。
（2）档案归还时，档案管理员填写归还日期。
10.1.2档案借阅审批权限
（1）证照类：由公司总经理或者其授权人审批。
（2）文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。
（3）制度类：由行政部审批。
（4）合同类：由公司总经理或者其授权人审批。
（5）计划总结和会议纪要类：由行政部审批。
（6）财务类：由总经理或者其授权人审批。
（7）图纸类：由总经理或者其授权人审批。。
（8）人事管理类：人力资源部审批。
10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。
10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。
10.1.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。
10.2销毁
10.2.1公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。
10.2.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。
10.3移交
10.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。
10.3.2移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
11.如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。
12.附则
本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。
单位档案管理工作制度篇8
第一章总则
第一条为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范化、系统化，特制定本制度。
第二条财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、合同档案管理。其中每部分需依据具体情况进行详细分类。
第二章会计档案管理
第三条会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料。
具体包括：
1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。
2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务报告。
4.其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的会计核算专业资料。
第四条每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册，档案依据分类，分别保存，凭证按月整理保存，次年初将本年账簿存档。
第五条应指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。
第六条保存的会计档案不得外借。如有特殊需要，按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计凭证上涂画，不得拆封、抽换会计档案。
第七条财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期等。
第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类。
第九条会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。
第十条对会计档案保管期限有特殊要求的，可以报董事会批准。
第十一条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：
1.编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2.集团总裁、财务总监在会计档案销毁册上签署意见。
3.集团财务管理部负责销毁会计档案，财务总监与董事长办公室人员共同监销。
4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总裁。
第十二条保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。
第十三条计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存，同时刻录成光盘进行备份保管。
第十四条公司分立，会计档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交业务相关方保存，并按规定办法交接手续。
第十五条公司合并，原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。
第十六条公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。
第十七条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
第三章年度会计报告及审计资料管理
第十八条年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人保管。
第十九条年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别装订，注明名称、日期等。如公司内部单位或股东等需要查阅或复制，
第二十条年度报告及审计资料原则上不予外借。需经公司借阅审批流程批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等，并由接收人签字或盖章。
第四章资金类档案管理
第二十一条资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划，资金计划执行情况分析报告、资金台账、融资台账、员工薪酬信息等方面。
第二十二条资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。
第二十三条融资台账信息记录须完整，因融资业务而签定的合同及协议必须将原件整理归档。
第二十四条资金类档案的管理应执行公司保密制度。
第五章预算档案管理
第二十五条预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案，预算调整方案，预算执行情况等，涉及收入、成本、费用及资本性支出等方面。
第二十六条预算档案按年度分类保管。年度预算应永久保存。
第六章日常往来财务文件、决议档案管理
第二十七条日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。其中内部往来财务文件包括各子公司、各部门之间以及部门内部发放的文件，包括“内部请示报告”、“内部通知”“股东会决议”“董事会决议”等;外部文件包括公司同外单位之间的所有国、内外往来文件。
第二十八条日常往来财务文件应依据内容进行分类保存，如内部规章制度，审计往来文件等等;外部往来财务文件应依据往来单位进行分类存档。
第二十九条公司内部往来财务文件或外部财务文件亦需依据时间顺序存档，以年度为限，以前年度档案需另行存放。
第七章合同档案管理
第三十条依据集团合同管理规定建立合同台账，进行合同档案管理。
第三十一条按合同性质进行分类保存，编制合同清单，每季度清理一次，如有遗失、毁损，要查明原因，及时处理。
第三十二条合同原件无特殊情况不得外借。可在财务部门查阅合同文档，确因工作需要借出查阅，须按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，以影印件借出。
第三十三条合同文档须指派专人负责。
第八章附则
第三十四条本办法由集团财务管理部负责解释、修订。
第三十五条本办法经董事长办公室批准后生效，自生效之日起开始实施。
单位档案管理工作制度篇9
一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。
二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。
三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。
四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。
五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。
六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。
七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密
单位档案管理工作制度篇10
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》《离职员工人事档案登记》，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。
2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记。
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
单位档案管理工作制度篇11
第一章总则
第一条为了加强集团公司审计档案管理工作,规范审计档案的收集、整理、归档、保管、查阅、统计及销毁等,以利于严守集团机密。根据《中华人民共和国档案法》、《审计署关于内部审计工作的规定》、《中国内部审计准则》及《甘肃第五建设集团公司内部审计工作规定》,结合工作实际,制定本办法。
第二条审计档案是内部审计机构在进行审计活动中直接形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。
第二章收集整理
第三条审计档案应当按照层次进行分类收集。审计档案层次分类主要有:
(一)审计计划和结果管理类资料;
(二)审计工作底稿、基础归纳、汇总论述类资料;
(三)审计原始摘录、内外部证明类资料;
(四)被审计单位提供原始类及复制类资料。
第四条审计工作底稿资料应记录审计程序实施过程、审计事项核实、复核意见、审计初步评价意见等,审计底稿还应注明审计项目相关信息、审计外勤内勤时间等基本审计信息。
第五条审计档案整理应当及时、规范有序,建立索引编码;明确专人负责审计档案的管理。
第三章复查审核
第六条审计工作底稿等资料都应经过审核,应保持谨慎性。
第七条审计工作底稿等资料审查应由内审机构负责人全面负责,也可授权有关人员审查。
第八条审计档案应有记录及复核人员签署。
第九条审计档案应保持完整性,层次分明。
第十条健全审计工作档案复核制度,提高审计工作质量。
第四章立卷归档
第十一条审计工作结束后,应当立卷归档,建立审计项目档案,由审计人员按审计项目进行整理组卷,封面项目填写齐全,书写工整、装订牢固、四边整齐。
第十二条审计档案资料包括,但不限于:
(一)审计报告、审计结果沟通书及管理声明书;
(二)审计决定书、审计处理处罚书及审计建议书;
(三)被审计单位整改报告及附件资料;
(四)审计组相关说明及被审计单位执行审计决定情况;
(五)审计实施方案及审计通知;
(六)审计调查、复查或后续审计资料;
(七)内外部审计证据和工作底稿分项资料;
(八)被审计单位提供的原始或复制资料;
(九)审计过程形成笔录、信函、纪要及举报等相关资料。
第十三条审计档案应当进行登记造册,档案管理人员发生变动时,应按照审计工作规定办理移交手续。
第五章保管使用
第十四条审计档案的保管期限分为永久、定期两类,凡涉及集团重大投资、重要审计发现和由董事会下达的重大审计项目形成的审计档案应作永久保存。
第十五条审计档案由内审机构负责保存管理,审计人员应恪守保密原则。
审计档案一般不对外调阅,任何调用行为,都要经过内审机构负责人批准,报经集团公司董事会同意。
第十六条在工作需要时,依照调用程序并得到集团公司董事会批准及征求法律顾问意见后,提供给外部审计或司法部门。
第十七条审计档案管理应严格依法依规进行。
第六章附则
第十八条本办法可根据具体情况适时修订完善。
第十九条本办法自20__年11月1日起施行。本办法是对20__年10月1日制定印发的审计档案管理办法,经过研究修订形成,原办法同时废止。
第二十条本办法由集团公司审计机构负责解释。